規范高校圖書館研修間管理與服務新路

現以中國地質大學（武漢）圖書館研修間為例，就研修間空間類型劃分、使用方法、設備管理、違約處理、管理制度的制定和服務的提供等方面進行深入探討；從研修間的空間設置、管理制度的完善、智能化手段的應用和服務評價體系的建立四個方面對研修間的管理工作提出建議。

從20世紀90年代起，西方國家率先興起了信息共享空間建設熱潮，部分高校圖書館對館藏資源進行重新布局，建立起信息共享空間的雛形，旨在為師生打造一個集學習、互動、學術研究于一體的空間[1]。研修間作為信息共享空間下的一個子項目，為師生提供桌椅等設備，以滿足師生在圖書館內交流與研究的需求。

研修間在我國高校圖書館中的分布較為廣泛，在近20年間，不少圖書館都把研修間作為一個必建項目，目前各高校圖書館研修間的規模從十幾間到上百間不等[2]。馮兵等學者對我國39所“985工程”高校圖書館空間預約服務進行了系統性調查與分析，發現74.4%的高校開通了獨立圖書館研修空間，供師生預約及后續使用[3]。

中國地質大學（武漢）有南望山和未來城兩個校區，兩個校區的圖書館內都設有研修間，為全校師生提供進行小組學習、研究探討知識創新的場地。師生可以通過研修間預約系統隨時進行線上自助預約。

中國地質大學（武漢）圖書館研修間現狀

研修間基本情況

中國地質大學（武漢）南望山校區和未來城校區的圖書館都設有研修間。南望山校區圖書館有6間，被命名為“研修間”；未來城校區圖書館有82間，被命名為“研修（討）室”。下面皆用“研修間”指代。

為了方便讀者使用與館員管理，2019年9月，中國地質大學（武漢）圖書館信息共享空間預約系統正式上線，率先在南望山校區圖書館使用。2020年9月，未來城校區圖書館研修（討）室正式開放對外預約。目前，中國地質大學（武漢）兩個校區的圖書館共有70間研修間對外開放使用，每年預約超過3萬次，使用人次達到了4000人/年。中國地質大學（武漢）在研修間的管理與服務的提供方面累積了豐富的經驗。

研修間管理制度

根據研修間的實際使用情況與預約系統的功能設置可知，中國地質大學（武漢）圖書館制定了相應的預約說明來規范和管理研修間的預約使用行為；并且對研修間的開放區域、開放時間、服務對象、使用方法、注意事項和咨詢方式等都進行了詳細的說明。圖書館后續根據實際使用情況對系統設置與管理條例進行了相應的調整。

研修間提供的服務

1.設備服務

中國地質大學（武漢）兩個校區的圖書館研修間內都配有智能設備供讀者使用。南望山校區圖書館研修間內配有投影儀和觸摸屏，未來城校區圖書館研修間內的設備包括多媒體一體機、電視、會議平板等，讀者可自行使用或向相關人員借用輔助工具。

2.特色服務

中國地質大學（武漢）圖書館除了在研修間內提供多種設備供讀者使用外，還根據讀者的需求開展了新服務。中國地質大學（武漢）未來城校區圖書館每學期提供30余間研修間對有科研任務和跨校區教學任務的老師進行定向開放；老師們可以在學期初進行申請，用于課題研究、小組研討或課程備課、答疑等，申請到的研修間可以持續使用一個學期。

研修間管理與服務的探討

根據中國地質大學（武漢）圖書館研修間的現行管理制度與實際使用情況，本文從空間類型的劃分、使用方法、設備管理、違約的判定與處罰、管理制度、服務的提供等方面對研修間的管理服務進行探討。

空間類型的劃分

從功能類型上來說，中國地質大學（武漢）圖書館的研修間大體可以分為普通研修間與教師研修間。普通研修間主要用于學生間的交流，教師研修間的空間相對更大，部分空間還配備了會議平板、電視等設備，方便教師與學生開組會、進行培訓等。此外，中國地質大學（武漢）圖書館還設置有視聽室，每間視聽室都配備了多媒體設備供讀者使用。

不同類型的研修間在開放時間、預約人身份限制、最低使用人數上都有區別。例如，配備了多媒體設備的視聽室，使用者需要向工作人員登記后才能獲得鼠標鍵盤，并且在使用結束后要歸還。因此，視聽室的開放時間為上午8：30—12：00，下午12：30—17：30，以便工作人員進行設備管理。這種差異化的研修間設計以及研修間內設備的配置能夠滿足不同使用者的需求，并在一定程度上緩解了圖書館工作人員的管理壓力。  

使用方法

2019年9月開始，中國地質大學（武漢）圖書館的研修間采取線上預約方式，讀者通過電腦或者手機移動端完成研修間具體信息的瀏覽與預約。使用者在登錄系統后，選擇研修間、預約時間段和共同使用者，預約完成后在規定時間內用校園一卡通即可刷開研修間的門禁。

由于中國地質大學（武漢）南望山校區圖書館需要預約才能進館，但研修間預約系統與入館預約系統未能實現系統的整合，因此預約了研修間的學生還需完成入館預約才能進入圖書館。未來，圖書館應考慮將研修間預約系統與圖書館入館預約系統進行整合，讀者只需預約研修間就能獲取進館的權限。

目前，讀者在使用完研修間后自行離開即可，無需進行刷卡簽離等操作，這導致部分預約已經提前結束了，但系統無法識別到該信息，已經空出來的研修間無法供他人預約。圖書館未來可以考慮增加預約結束刷卡簽離的步驟，這不僅能在一定程度上提高空間資源的使用效率，還能讓管理人員獲得更精準的研修間使用時長數據，為圖書館研修間的管理提供更充分的數據支撐。

空間內設備的管理

中國地質大學（武漢）圖書館研修間內的設備部分為使用者簽到后即可自行使用，部分研修間的電腦需要使用者向工作人員登記獲得鼠標鍵盤后才可使用，并且需要在規定時間內歸還。這種模式能夠在一定程度上加強對研修間內設備的管理，但對于使用者來說略有不便，圖書館也需要專門安排人員從事設備借還工作。

如何規范管理研修間內的設備是圖書館需要重視的問題。圖書館應該針對研修間內的設備制作詳細的操作手冊，指導用戶遵守手冊規定科學地使用設備。未來，圖書館應該使用更加智能化的管理方法，將空間預約系統與設備進行聯動，研修間內的設備在該研修間被預約且使用者簽到后才能開機使用。在研修間內設備的檢查方面，目前還是以依靠圖書館工作人員定期檢查和使用者反映問題為主，這種單純依靠人工的方式無法保證工作人員在第一時間獲悉設備的異常，也需要大量的人力成本。

違約的判定與處罰

目前，研修間預約的違約類型主要有兩種：預約不來和使用人數不達標。預約時間開始后的30分鐘內若無任一預約人刷卡簽到，記為預約不來；預約時間開始后的30分鐘內若刷卡簽到人數少于該研修間的最少預約人數，則記為使用人數不達標。違約一次扣除100分信用分。個人一學期信用分為300分，扣完后30天內不得再進行預約。上述兩種違約類型皆只扣除預約申請人的分數。除了以上兩種系統自動判定的違約類型外，圖書館工作人員在日常巡樓過程中若發現研修間內的使用人員有大聲喧嘩、飲食等情況，可對預約申請人的信用分進行人工扣除。

違約行為的定義與處罰的設置是為了提升研修間的利用率，避免資源浪費。每間研修間都設有最少預約人數，作為一個共享、合作與討論交流的空間，僅一人單獨使用研修間無疑背離了研修間建設的初衷。而工作人員人工扣除信用分的行為也旨在營造一個更好的研修間使用環境。

管理制度的制定及管理人員的職責

研修間的管理制度在最初制定時參考了眾多其他高校研修間的管理經驗，并結合自身的功能設計，形成了研修間管理條例初稿。隨著研修間及線上預約系統的陸續開放，研修間的使用人數越來越多，管理條例也急需調整。由于最初沒有對同一讀者的預約次數進行限制，部分讀者連續預約同一個研修間，將個人物品長期放置在研修間內，研修間變成了個人的休息室。針對這一現象，圖書館管理人員修改了預約制度，調整了系統功能，使得同一預約人在未完成前一次預約時不得進行第二次預約，有效減少了空間占用情況的發生。

研修間的管理制度需要根據實際情況不斷調整，這需要管理人員及時收集整理日常工作中出現的問題并進行思考，提出解決方案，不斷優化研修間的服務。當前管理人員通過對系統后臺研修間的預約和使用數據進行分析處理，從而了解研修間的使用情況；通過巡查與讀者的主動反饋收集研修間日常使用中存在的問題以及讀者的意見。管理人員根據系統數據與人工收集的信息掌握研修間的整體使用情況，通過優化調整管理制度來解決存在的問題。

研修間服務

目前，中國地質大學（武漢）圖書館研修間主要提供的是以研究討論為主的空間服務，空間內配備的設備也多為投影儀、觸摸屏等輔助交流工具。讀者在研修間內是否有效利用了空間及設備進行學術交流與研究，管理人員很難得知。在這種情況下，圖書館需要通過優化自身服務使研修間的效用最大化。

除了常規對外預約之外，圖書館可以面向特定人群或者在特定的時間節點推出針對性服務。中國地質大學（武漢）圖書館針對未來城校區師生的需求，每學期提供30多間研修間對有科研任務和跨校區教學任務的教師定向開放，用于課題研究、小組討論、答疑等。該服務一經推出就受到了師生們的廣泛關注，每學期30多間用于定向開放的研修間在學期初就全部被預約完。除了定向開放之外，2022年針對碩士、博士研究生需要參加線上復試的情況，中國地質大學（武漢）圖書館騰出部分研修間供考生復試，為考生提供了安靜舒適的復試環境。

思考與啟示

優化研修間的空間設置

要做好研修間的建設工作，首先要思考的就是如何定義研修間。研修間作為信息共享空間的一部分，不是單純的自習室，而是多人小組、學術團隊交流、協作與探討的場所，師生在其中不斷進行思想碰撞，創造出新的學術火花。在這樣的背景下，圖書館需要找準研修間的建設定位，才能在后續的功能設計、管理制度制定方面有明確的方向。在研修間空間類型的管理上，除了簡單地按照教師與學生來劃分之外，還可以專門設置供本科生、研究生、教師使用的空間，將空間類型與用戶需求相匹配，對研修間的功能、特征以及硬件進行梳理，給讀者更加精細化的空間選擇[4]。

目前，研修間多用于使用者團隊內部的交流，圖書館僅僅提供空間和設備。未來，圖書館可以不斷拓寬研修間的邊界，使其向信息共享空間靠近。除了傳統的使用者進行小組或團隊間的交流之外，圖書館的工作人員也可以參與進來，共同建設學科化信息空間。針對不同的學科建設相應的空間，將圖書、期刊資源等進行整合，為教學和學術研究提供系統且完整的服務，并且在這些空間配備專業的教師和圖書館館員進行引導[5]。

完善研修間的管理制度

一個完善的管理制度既要考慮到實際問題，又要結合發展目標，通過制度引導行為，促進目標達成。管理制度的制定與執行不僅能保護讀者的權益，合理配置資源，還能促進研修間發展，實現效益的最大化。研修間的管理制度要覆蓋物理空間、使用者、管理人員以及相關設備等各個方面。

制度需要不斷完善，同時宣傳工作也必不可少。傳統的網頁規則說明和在研修室內張貼規章制度的作用甚微。未來，圖書館可以通過系統提醒的方式加強規則宣傳。在讀者使用預約系統時，系統用彈窗來展現預約規則，讀者需要閱讀完預約規則后才能進行預約。用這樣的方式對讀者進行引導可以減少違約行為。

用智能化手段提升研修間的服務水平

未來，圖書館可以使用物聯網技術管理研修間內的設備，實現設備的物聯自動化，將研修間內的眾多設備與管理人員進行一體化綁定，管理人員可以隨時查閱名下綁定設備的應用情況，對設備進行管理。同時通過管理平臺對各類設備的常態化管理運維進行7天×24小時的數據采集，對狀態異常的設備進行實時狀態聯動推送，以便管理人員能及時跟進處理設備故障問題。

研修間預約系統應加強與圖書館其他系統的聯動，如門禁閘機系統、座位預約系統等，簡化讀者的預約流程，提升讀者的使用體驗。同時應加強數據的流動性，通過開放的接口將研修間預約系統使用數據以及圖書管理系統和其他預約系統等的數據進行整合，完成對讀者行為數據的分析，生成讀者畫像，以便為讀者提供個性化服務。

建立研修間服務評價體系

目前，中國地質大學（武漢）圖書館研修間的服務評價多來自讀者的口頭反饋及其在平臺上的留言，尚未建立起一個專門的服務評價體系。構建高校圖書館服務評價體系對高校圖書館的建設和持續發展具有重要意義，不僅能優化服務，加強管理，還能提升讀者的滿意度，促進圖書館良性發展[6]。圖書館應該堅持科學性、通用性、可操作性和可擴展性原則，制定研修間服務的評價指標，對研修間的預約制度、管理人員、預約系統進行多維度的分析。通過問卷調查、訪談等形式系統收集各類型使用者的意見，優化圖書館研修間服務，推動圖書館服務質量持續提升。