大數據讓檔案管理變得更智能

當前，事業單位的發展水平不斷提升，通過各種招考模式進入事業單位的人才變得越來越多，但是檔案管理 卻仍是人們很少關注的一類職業，久而久之，檔案管理工作便陷入了尷尬的發展境地�，F立足于當前發展實際， 對大數據時代背景下事業單位檔案管理工作存在的問題和具體的質量提升策略予以詳細分析和闡述，希望借此不 斷提升檔案管理工作水平和質量，為事業單位各項業務的發展奠定堅實基礎。

大數據時代的到來為檔案管理的數字化發展、信息 化發展奠定了堅實的基礎。主動進行檔案信息化 建設和數字化建設是時代發展的必然要求，對提升事業單位 檔案管理工作的便捷性、有效性具有至關重要的意義和作 用。在新時期背景下，事業單位檔案管理人員在進行檔案管 理時，只有將大數據技術、信息化技術與檔案管理工作相結 合，才能提升事業單位檔案管理效果，繼而為事業單位的發 展保駕護航。 

事業單位檔案的主要內容、具體范圍、核心價值

主要內容 

事業單位檔案是事業單位在長期發展過程中所形成的 一系列原始資料，其不僅可以見證事業單位的發展歷史，同 時還記載了大量重要事件，具有明顯的規范性、服務性以及 分散性特點。事業單位檔案記載了事業單位在整個發展階段 所開展的重要活動、發生的重大事件，其對事業單位每一項 工作的開展而言，均具有十分重要的價值。隨著現階段事業 單位體制改革程度日漸加深，再加上信息化技術在檔案管理 領域的大力應用，事業單位傳統檔案管理工作日漸顯現出制 度有待完善、工作方式不新穎、檔案資源利用率低等相關問 題，進而導致檔案管理水平持續下降，因此，按照事業單位 本身的基礎運行需求和檔案工作的發展特點逐步完善檔案管 理工作可謂迫在眉睫。

具體范圍 

第一，行政類檔案。行政類檔案普遍以上級下發的文 件、本單位下達的文件、各部門工作計劃等內容為主，這些 檔案屬于行政范疇，是事業單位行政工作的核心內容。上級 文件檔案通常都是下發給各部門的學習資料，譬如與重大會 議精神有關的演講比賽記錄和活動通知等，都屬于上級文 件；本單位文件以本單位的規章制度、活動開展記錄等為 主；工作計劃與總結是指各部門、各人員按照單位發展要求 所撰寫的工作計劃，通過提交工作計劃和總結，便可以指導 單位領導層改進單位建設方案。

第二，人事檔案。人事檔案是指事業單位中每一名在編 人員的檔案，記錄了在編人員的基本信息、獎勵信息、懲處 信息等方面。人事檔案對每一位職工來說都十分重要，無論 是職稱評定或是崗位轉調，都離不開個人檔案。若是沒有個 人檔案，亦或是經過調查存在與事實不符的情況，都將被視 為無效。 

第三，財務檔案。眾所周知，事業單位和行政單位之 間存在很大差別，因此二者的財務檔案也截然不同。事業 單位財務檔案涵蓋了單位日常財務支出憑證，不僅有每次 財務支出的用途，還有財務支出金額以及發票等，這些信 息均要詳細記錄在案。另外，事業單位財務檔案中還會涉 及年度預算方案、預算調整方案、財務決算方案等，這些 均可為事業單位下一階段的財務總結預算工作的開展提供 支持。 

第四，業務檔案。事業單位業務檔案普遍涵蓋了業務學 習、業務考核以及業務會議記錄等多項內容，譬如事業單位 每年組織的招考活動就屬于其業務范疇，其中涉及到的考試 大綱和課本以及參考資料等，均屬于業務檔案。再有就是事 業單位組織開展的業務培訓活動，以及由于業務需要而必需 采購的期刊雜志等業務資料，都是事業單位業務檔案管理的 主要對象。在新時期背景下，唯有提高對業務檔案管理工作 的重視程度，才能為事業單位以后的業務開展提供強有力的 支持。

核心價值 首先，檔案的核心作用在于其能夠為事業單位的領導 層和決策層提供參考依據，并利用其本身所具有的服務性特 點，幫助領導層和決策層提高工作效率；再就是將檔案管理 和信息化技術相結合，還能夠為各部門、各人員提供便捷的 檔案信息查詢服務。 其次，事業單位檔案基本上都是以領導層公文資料為 主，對此類資料加強管理是提升事業單位文書檔案管理水平 的關鍵所在。對公文資料的紙張、字跡和傳遞流程的有效管 理，體現了事業單位檔案管理的規范性。

最后，事業單位檔案管理水平和檔案部門所存儲檔案資料的完整程度有著密切關聯，而事業單位檔案具有分散性特 征，單位內部各職能部門均有很多檔案。正是檔案分布的分 散性，使得檔案管理難度上升，進而造成檔案收集不完善的 情況出現。 

大數據背景下事業單位檔案管理工作的現存問題 

檔案信息化建設制度亟須完善 

當前，很多事業單位都沒有對檔案管理信息化建設工 作加以重視，并且沒有打造出規范且有針對性的檔案管理體 系，更沒有與信息技術進行深度融合，如此一來，事業單位 檔案資源的開發、利用等進程均會受到影響。因此，事業單 位在進行自身信息化建設時，要重視基礎設施建設和軟件環 境建設，將檔案信息化建設和管理擺在重要位置，進而提高 檔案信息化的建設水平。 

檔案信息管理基礎薄弱

在開展實際工作的過程中，絕大多數事業單位的檔案管 理工作人員普遍將工作重點放在了檔案收集和檔案整編上， 而在信息化處理和信息化工具應用方面的重視程度不足。另 外，一些事業單位的信息系統建設水平相對來說比較落后， 信息化管理能力不足，不論是硬件系統還是軟件操作，都難 以滿足大數據時代事業單位檔案管理需求，以至于檔案信息 化管理根基薄弱，難以充分發揮出信息化技術優勢和檔案資 源優勢，最終影響事業單位的發展前景。 

檔案利用路徑狹窄

絕大多數事業單位在利用檔案資源時，普遍缺乏對檔 案工作現狀、未來發展需求的了解與分析，導致那些極具保 存價值和利用價值的檔案資源被“束之高閣”，未能和先進 的檔案管理平臺、辦公信息系統等形成有機互聯格局，同時 也沒有做到以需求為導向，不僅檔案利用方式陳舊，而且檔 案資源傳遞方式也十分單一，未能有效拓寬檔案資源傳播路 徑，削弱了事業單位檔案資源的價值。 

檔案管理人才相對不足

人才是事業單位發展過程中所需的重要資源，在大數據 時代背景下，事業單位進行檔案管理信息化建設離不開充足 的人才資源�？v觀現狀，不難看出，人才不足始終是阻礙事 業單位檔案信息化建設的一大因素，事業單位信息化建設工 作雖在如火如荼地進行著，但是由于受到檔案管理崗位薪酬 水平和檔案管理職業發展等各種因素的影響，常常難以招聘 到能力和素養兼備的優秀檔案管理技術工作人員，而往往杰 出的檔案管理人員又極易流動到其他部門，所以事業單位現 有的檔案管理專業人才團隊力量比較薄弱。 

大數據背景下事業單位檔案管理工作質量提升策略

落實制度化管理舉措，推動檔案管理有條不紊地開展 

唯有加強檔案管理力度，才能推動事業單位內部各項工 作的有序、有效進行。制度是企事業單位高效運轉的基礎保障之一，正所謂“無規矩不成方圓”，若想推動檔案管理工 作穩步發展，首先就要制定行之有效的管理制度。 

第一，應該詳細整理在職工作人員的檔案資料，根據事 業單位的發展要求，按照不同的檔案類別對檔案資料進行有 針對性的歸類處理，以便日后查找。另外，要完整記錄事業 單位中新進人員的檔案，對于退休人員的檔案資料，要根據 具體操作程序進行有效整理。 

第二，在對事業單位中轉調人員的檔案資料進行整理 時，需要制定正規的檔案提取制度和檔案轉接制度，通過此 種方式保證檔案交接的過程中不會出現差錯，更不會由于未 能對中間環節進行嚴格把控而致使檔案資料丟失。需要注意 的一點是，在進行檔案整理的過程中，檔案管理人員需要根 據編號對檔案進行有效分類，對于那些外借的檔案一定要詳 細記錄在案，其中包括借出時間和歸還時間等，待檔案歸還 之后需根據之前的分類標準將其放回原來的位置。 

對檔案資源中的多樣化數據進行深度整合

在大數據背景下，事業單位在進行檔案管理時，務必 要持續關注檔案的信息化管理和工作轉型，要充分發揮出大 數據技術的優勢。檔案管理人員要切實做好檔案數據信息歸 檔以及分類工作，數據信息格式必須規范統一，這樣才能彰 顯出信息化技術、大數據技術的作用，最終將檔案數據信息 挖掘工作、提取工作等落實到位。隨著大數據技術的不斷發 展，事業單位檔案數量和種類都在持續增加，從大量檔案資 源中提煉有價值的信息成為了事業單位檔案管理工作的重 點。要切實做好檔案資源的整合、分類、格式調整等一系列 工作，全方位、多角度地發揮出大數據技術優勢，這樣才能 推動檔案管理工作有條不紊地開展下去。

加強對檔案保密技術的應用 

首先，應充分使用先進的防火墻技術。對防火墻進行有 效的設置和優化，構成優質的防護體系，進而避免計算機信 息外泄，全面保證檔案信息安全，促進事業單位的發展。在 科學合理地使用防火墻技術的基礎上，應該根據不同崗位的 發展需求，及時設置好對應的訪問權限，每個用戶均要登入 對應的端口去訪問信息。在設置好訪問權限后，還應該定期 更新訪問權限的期限，從而規避黑客入侵等問題。由于病毒 具有一定的隨機性和難預測性等特點，事業單位一定要主動 加強對防火墻的監控力度，對防火墻動態進行全面關注，及 時過濾有害信息，若發現某些程序中帶有病毒，系統就會自 動預警并啟動保護程序，有效處理病毒。 

其次，應建立優質的網絡安全保障機制。事業單位在 進行檔案管理時，要想建立和落實網絡安全保障機制，關 鍵是要制定一系列行之有效的使用操作規程，用制度去規 范檔案管理人員的行為。另外，要對計算機自身所存在的 硬件問題進行嚴密檢查，加強設備維護，特別是要對計算機網絡服務器和單位中心機房予以定期檢查，只有這樣才 能保證服務器設備的不間斷供電，從根本上提升機房環境 的安全性、穩定性。 

打造檔案信息管理數字化平臺 

事業單位檔案管理過程中所涉及檔案信息相對來說比 較復雜，既有圖文，還有音頻、視頻等多種形式。大數據技 術、信息化技術的大力發展對數據信息提取工作提出了更高 的要求，為了使以上技術在事業單位檔案管理工作中得到高 效應用，就一定要和事業單位的實際發展情況相結合，全面 完善單位內部的信息化數據平臺，切實做好線上數據挖掘和 數據提取以及數據處理等一系列工作。再者，要將檔案管理 信息化平臺和互聯網相聯，通過聯網的方式促進各部門檔案 數據資源的共建共享，這樣便可切實提升各部門、各人員的 工作效率，滿足事業單位的發展需求。另外，在事業單位檔 案信息數字化平臺的建設過程中，要注意完善平臺的對外宣 傳功能，使外來訪問者能夠從中了解并掌握本單位的實際發 展情況和單位文化，平臺也能從中掌握用戶的相關隱性需 求，繼而更好更優地為民服務。 

加強檔案管理人才建設 

首先，在新時期，事業單位應引導檔案管理人員加強對 大數據專業知識、專業技能的學習，使之能夠明確大數據的 概念、特點、作用、應用方法。還可以邀請業界專家蒞臨指 導，加強檔案管理人員對大數據知識和技能的認知，從根本 上強化自身的大數據應用意識。 其次，事業單位檔案管理人員要具備“活到老、學到 老”的精神，主動參與單位組織的培訓、進修等活動，業余 時間還要經常自學，不斷為自己“充電”，主動探索事業單 位檔案信息化管理的手段、模式，不斷提升自身的工作效 率，為事業單位的發展貢獻力量。

最后，事業單位可以從相關高校中選拔一部分人才，使 其擔任檔案管理工作，同時要適當提高其薪資待遇，真正留 住人才，如此方可壯大檔案管理隊伍，提升檔案管理的整體 水平，為以后事業單位各項事業的發展提供支持。 綜上所述，步入信息化時代后，事業單位檔案管理工作 發生了翻天覆地的變化，唯有持續提升事業單位檔案管理工 作效率與質量，才能推動事業單位的綜合發展。在事業單位 檔案管理信息化建設的過程中，或多或少存在一些問題，當 務之急就是要落實制度化管理舉措，對檔案資源中的多樣化 數據進行深度整合，同時還要加強對檔案保密技術的應用， 打造檔案信息管理數字化平臺，加強檔案管理人才建設，從 而提升事業單位的檔案信息化管理水平，為事業單位的可持 續發展奠定堅實基礎。