如何做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作

辦公自動化概述

辦公自動化是基于計算機技術、網絡信息通信技術等實現的現代化辦公方式，與傳統辦公方式相比，辦公自動化是利用現代化設備和信息化技術幫助辦公人員完成部分手動的、重復性的業務活動，以實現優質高效的辦公業務及信息處理。辦公自動化系統主要由辦公設備、網絡系統和計算機軟、硬件系統構成[1]。

辦公自動化系統通過門戶技術、信息交換技術、公文傳輸及加密技術、業務協同機制、工作流技術、輔助決策技術等打造數字化、網絡化、平臺化、智能化、個性化、移動化、交互化的辦公環境。

辦公自動化系統的作用

辦公自動化系統可以為企業高層提供決策參考和依據；為企業管理者提供基礎數據信息，輔助企業管理者進行相應的業務、流程、進度、風險、效率等管理；為企業業務人員提供更為便捷、高效的日常業務處理途徑及信息傳遞等。

辦公自動化發展

辦公自動化隨著信息技術、計算機技術等的發展而不斷發展著。通過辦公自動化打造出了無紙化辦公、知識獲取、信息公開的辦公模式，經歷了結構化數據處理、文件的IT化處理的核心階段，以工作信息流、結構化數據計算、統計等為核心的階段，以及系統地運用知識管理、網絡協同為核心的新階段。經歷了從簡單的電子郵件、群件與協作到構建Web應用的發展歷程。尤其是大數據和計算機分布式計算技術、知識圖譜等的應用，帶來了更為智能化、更為創新的辦公模式。

辦公自動化環境下文書檔案管理的特點

文書檔案是政府機關、各類團體、企事業單位等在行政管理活動中產生的檔案文件，包括命令、指示、決定、布告、演示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃、總結等。文書檔案一般一式兩份，一份報批，一份留存。文書檔案一般根據保管期限、涉及問題的類別等結構化原則進行分類保存。分類是文書檔案管理的基礎，基于客觀性、邏輯化、實用性和歷史性原則對文書檔案進行分類并存儲，存儲時限一般為10年、30年或永久等。

數字化文書檔案

辦公自動化環境下，文書檔案以電子文件的形式進行存檔，具有非人工識讀性、對電子技術設備的依賴性、信息可變性、信息與載體的可分離性、信息的可共享性、多種信息載體的集成性等特點。電子文書檔案以文本、數據、圖形、圖像、聲音、多媒體、命令等文件格式存在，以主文件、支持性文件和輔助性、工具性的文件形式進行功能區分，通過計算機直接生成或是掃描、拍照等輸入，通過普通、只讀、隱含、加密、壓縮等方式生成或處理。電子文書檔案關聯系統管理、文檔管理、政務信息、事務處理、輔助決策等功能模塊。

與傳統文書檔案管理相比，辦公自動化下的文書檔案管理在文件傳遞、數據共享、統計分析、文件處理等方面與傳統文書檔案管理有較大區別。電子文件管理要求真實、完整、可讀、可靠，并通過計算機網絡進行采集、整理與歸檔，在歸檔過程中，需要根據文書檔案的要求選擇是否需要物理歸檔和邏輯歸檔的雙套值，并對電子文件進行技術鑒定，使電子文件可以進行長期保存，同時要維護電子文件的信息安全，并通過線上手段實現文書檔案信息的閱覽、復制、出借、在線利用等功能。

多維度的數字化信息處理

辦公自動化環境下，文書檔案文件主要通過訪問權限實現了電子化信息傳遞。系統管理為業務、事務、決策者以及文檔管理人員等設置不同等級的訪問權限，通過門戶網站，基于電腦、手機等各類不同的辦公設備和應用軟件，對存儲在計算機物理硬件系統上的信息文件進行不同權限內的查閱、復制、處理等操作�；�于不同的計算機技術、網絡通信技術等，既可以實現不同層級、權限的信息傳遞、審批、查閱、處理等，也可以構建實時共享、多人協同處理的辦公模式，進而實現高效的、自動化的、無紙化的、智能化的、協同共享的信息文件傳遞、數據共享、信息處理等。

辦公自動化環境下，文書檔案管理不單純是文件信息內容的流動，同時也伴隨著各層級文件結果的傳遞，在各層級文件傳遞的過程中，各類重要的結點工作等也會隨之上傳或下發，完成工作流程的傳遞，并輔助各層級決策。在文書檔案文件的傳遞過程中，根據交互功能需求可以設置不同的處理權限，包括修改、刪除、重新提交等。

基于數據庫的文書檔案統計分析

基于計算機技術，文書檔案文件的存儲不再拘泥于書面文字，電子文檔、音頻、視頻等都可以成為文書檔案并進行存儲�？茖W的、基于實際辦公需求的文書檔案經過多年的累積，可以形成龐大的數據庫信息。同時，由于在不同層級的文件傳遞過程中，文書檔案所包含的信息量及其重要程度不同，需要根據文件權重、重要程度等進行信息分類、歸檔，并提交上一層級進行信息處理。此外，數字化的文書檔案文件具有決策輔助、人事績效管理、責任追溯等多種功能�；�于現代計算機技術，不但可以根據相應單位需要進行多功能用途的數據信息統計分析，還可以實現平臺化、可視化的統計分析與結果呈現。

基于資源庫的文書檔案知識管理與功能開發

基于辦公自動化環境的文書檔案管理不僅具有信息傳遞、統計分析等功能，同時，也是企業各類技術人員、業務人員、決策人員等的知識庫、資源庫�；�于辦公自動化環境，可以存儲海量信息資源，這些資源可以是內部不同部門或是同一部門不同人員的技術、經驗總結等，也可以是外部各行業信息、專業技術信息等，這些信息資源具有很高的知識價值，可以提高單位相關技術人員能力，同時也可以為決策落實、問題解決等提供專業知識庫。因此，要不斷開發文書檔案的新價值。

辦公自動化環境下文書檔案管理面臨的挑戰

文書檔案管理是針對相關的文書檔案信息進行收集、整理、鑒定、保管，并開展編目檢索、編研、利用、統計等。辦公自動化環境為文書檔案管理提供了便捷的采集方式、規范的整理模式、精準的信息鑒定方式、不占空間的保管形式以及更為多元化的文書檔案信息利用方式，極大地提升了文書檔案管理的效率、質量和操作的便利性，降低了文書檔案存儲與利用的成本。但辦公自動化環境下的文書檔案管理也面臨一些新的挑戰。

信息安全

文書檔案具有較高的信息價值，因此對其真實性、完整性、保密性要求較高，與電子信息技術的可復制、可更改性形成矛盾。對于電子文書檔案，不但要保證其信息不被泄露和盜取，同時還要保證所采集的信息真實可靠，信息不被篡改，不會丟失。在信息安全領域，需要根據文書檔案信息的價值和重要性進行必要的防盜取設計，需要在信息采集和歸檔的過程中，通過一定的技術手段檢測采集中的作弊行為，并在信息歸檔過程中進行技術鑒定。

數字化文書檔案管理架構

文書檔案是辦公自動化系統中的重要內容。文書檔案信息具有提供憑證的功能，需要確保文書檔案信息真實、準確、可靠，這就對文件提取和溯源有較高要求。不同的企事業單位、機關、團體等有特定的對文書檔案安全性、及時性、真實性、可靠性的要求，也有特定的文書檔案采集、書寫、編制和歸檔等要求。在辦公自動化環境下，容易形成標準、規范的文書檔案模板以及文件和信息的傳遞模式。數字化文書檔案可以讓信息處理變得更加及時、準確。

但在信息化模板與人銜接的過程中，因規范性要求較多或是辦公自動化系統設計不合理，因此在文件傳遞的過程中，需要文書檔案工作人員熟悉電子信息化平臺。開放式的信息提交過程容易出現文書檔案工作人員理解不全面、反復提交、操作錯誤等問題，進而影響辦公效率。文書檔案管理向辦公自動化轉變需要一個適應的過程，同時，辦公自動化系統在設計與建構之初也需要詳細考量文書檔案的管理特點。

信息收集與傳遞過程中的數據可靠性鑒別

辦公自動化環境下，電子文書檔案信息的采集、傳遞方便快捷，信息文件采集更為自主化、自動化和智能化。文書檔案信息資源的真實性、保密性往往與數據信息的價值相關聯。辦公自動化環境下，電子文書檔案信息對信息數據的真實性、可靠性和完整性要求更高，且由于其信息量大，可采集的數據內容更為寬泛，需要多角度地對所采集的信息進行鑒別。隨著生物識別技術、社會公共信息系統的互聯互通，信息準確性、真實性和完整性進一步提升。在信息的采集和傳遞過程中，需要不斷利用新的數字鑒別技術提升信息數據的準確性、真實性和可靠性，同時，建立更為安全可靠的信息傳遞渠道，保證信息安全、真實、完整、可信，增強信息流兩端彼此之間的信任感。

信息價值提取

由于電子文書檔案采集的信息包含主信息、支持信息和輔助信息，且可以以多種形式進行存儲，因而，所收集的信息內容豐富、形式多樣。如何能在海量的數據信息中提取更有價值的信息需要科學的計算機運算模型，需要文書檔案管理人員通過專業的分析和分類建構，并與研究人員和信息技術人員共同開發出更有價值的數據模型和平臺系統。同時，過多的、重復的信息采集與存儲增加了文書檔案存儲與保管的成本，需要根據技術能力、管理成本和實際需求等建立更為高效的文書檔案管理系統。

如何做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作

選用與文書檔案信息相匹配的信息安全維護手段

文書檔案文件需要長期保存且具有保密性，在數字化環境中，需要做好檔案信息的歸檔與長期存儲工作。需要根據文書檔案信息的價值和安全等級等進行數字化安全防控，防止病毒入侵及非法盜��；加強信息傳遞過程中的加密處理，運用先進的區塊鏈技術強化信息交互傳遞過程中的信息保密工作；運用品質較好的服務器供應商、自動化系統供應商等；采用較高技術含量的安全防控系統；嚴格落實文書檔案安全責任，杜絕人為泄密行為等；還需做好對數字文檔信息物理存儲空間的維護與備份工作。

在實踐中不斷優化文書檔案管理的效率

辦公自動化環境下的文書檔案管理以平臺化、智能化、可視化的管理模式實現文檔的自動化、智能化采集、分類、歸檔以及信息處理等工作，文書檔案管理人員擺脫了繁雜的勞動形式，可以有更多的時間考慮如何提升文書檔案的管理效率。需要文書檔案管理人員在實際工作中不斷反思文書檔案歸類的方式方法、管理流程等，創新更為高效的文書檔案管理機制；同時，由于辦公自動化環境下很多數據信息的采集是自動的、智能的和直接的，需要文書檔案管理人員熟悉數字化的文書檔案管理系統，并對相關人員進行技術指導與培訓，幫助新人盡快熟悉操作系統，提升管理效率。

運用先進技術提升文書檔案的可靠性

無論是在傳統的管理模式中，還是在數字化的管理模式中，都需要保證文書檔案文件的真實性、安全性和可靠性。由于數字化環境下的文件可更改、可復制，因此在辦公自動化環境下，文書檔案管理需要運用先進的生物識別技術提升信息錄入的真實性和可靠性；注重檔案歸檔的鑒別與鑒定技術的應用，以提升文書檔案數字化歸檔的可靠性；同時，通過更為科學合理的文書檔案存取架構確保信息的安全性和完整性。比如通過人臉識別技術、指紋識別技術等設置門戶登錄權限、決策管理權限等。

運用數字化技術創新文書檔案的附加價值

區塊鏈、云計算、大數據等技術可以幫助文書檔案在數據信息安全的前提下建立基于云空間的海量數據信息管理以及多點交互的存取模式，為創造文書檔案的附加價值提供了便利。文書檔案可以看作是一個基于時間、數量和空間范圍的數據信息資源庫，文書檔案管理人員可以根據相應文書檔案管理的實際情況，篩選和處理數據信息，對數據信息進行優化分類和提取，創新建構起科學的數據分析模型，通過數字化的分析、可視化的呈現輔助企業決策等。比如，通過人事檔案信息輔助企業進行人力資源規劃等。

綜上所述，辦公自動化系統利用計算機與信息技術手段實現了文書檔案信息文件的采集、歸檔、存儲等，提升了文書檔案管理效率，降低了文書檔案的管理成本。在確保文書檔案憑證功能實現的同時，可以更為高效地開發其參考價值。但是在信息化時代，需要更為先進的技術手段來確保文書檔案的真實性、安全性、可靠性和保密性。

參考文獻

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