數字化視域下高校檔案管理改革與對策分析

現階段，互聯網在社會生產生活中的應用不斷增多，信息技術已經被廣泛應用于各個領域，并深刻地改變著人們的生產和生活方式，成為人們生活中不可或缺的一部分。對于高校檔案管理工作而言，信息技術的應用使其管理模式和方法都發生了極大改變，能夠促使檔案服務水平不斷提升，加速高校檔案管理工作的發展進程。首先分析數字化視域下高校檔案管理的發展趨勢，其次結合現階段高校檔案管理中存在的突出問題，探究數字化視域下高校檔案管理改革對策，以期為高校檔案管理工作提供一些思路和參考。

在互聯網信息技術高速發展的社會背景下，高校檔案管理工作出現了一些變化，現代科技和管理模式被越來越多地應用到檔案管理中。因此，高校檔案管理工作必須切實提升檔案管理的網絡化水平，促進信息技術應用優化，從而切實提升高校檔案管理效率。從目前高校檔案管理工作現狀來看，其中還存在一些突出的問題，包括學校檔案管理工作理念落后、管理方法單一、效率低下、信息化管理模式應用不足，等等，這些問題影響了檔案資源的優化配置，不利于檔案管理取得理想成效。對此，需要采取積極措施，促進高校檔案管理綜合效益提升。

數字化視域下高校檔案管理發展趨勢

檔案信息化理念提出后的很多年間，檔案管理的信息化進程發生了巨大變化。目前，借助計算機技術、網絡技術等手段對高校檔案數據信息資源進行開發、管理和利用已是必然趨勢。就高校檔案管理而言，數字化和信息化發展是機遇也是挑戰，信息化、數字化管理模式的應用不僅能夠突破傳統檔案管理的局限，還能促進檔案管理工作提質增效[1]。針對檔案信息化建設，我國也積極完善相關政策措施及法律法規，為檔案管理提供了科學有效的指導。

基于信息技術和數字化技術的支持，高校檔案管理的核心是通過數字化技術以及網絡技術的應用，對高校工作的相關數據信息進行采集、處理、存儲以及檢索等，以提升檔案管理服務水平，確保檔案資源共享度不斷提升[2]。

高校目前管理的檔案包括黨群行政事務、教學管理及研究事項、科研和基建管理及外事管理類等相關內容。高校要想切實應用好相關檔案資源，就必須進一步提升檔案資源利用效率，確保檔案資源真實有效，突破傳統的檔案管理模式，促進科學決策，優化檔案管理模式，加速高校檔案管理信息化、數字化發展進程。

高校檔案管理中存在的主要問題分析

檔案標準化問題

標準化是對重復性事物以及概念作出的統一規定，也是對其開展執行以及修訂的過程。檔案的信息化、數字化發展包含信息錄入、掃描以及歸檔等流程，這些流程都需要達到標準化要求，以確保檔案數字化在檔案保管、傳遞以及利用方面能夠規范有序地進行。目前我國的檔案數字化實踐仍存在一些問題，如網絡基礎設施平臺標準化建設問題、應用標準化問題、信息安全管理標準化問題、管理制度標準化問題等。很多管理人員在接收第一手檔案時，不能及時對檔案材料進行歸檔；且因其精力有限，而基本檔案的歸檔工作量又十分龐大，所以進行標準化管理的難度也非常大，最終必定導致檔案標準化管理難以實施。而長期不進行標準化管理，將導致檔案管理工作越來越混亂。檔案的標準化管理能促進檔案管理工作效率不斷提升[3]。因此，高校檔案管理必須重視當前存在的非標準化管理問題，找到問題的解決方法。

檔案信息安全問題

數字化時代，數據信息安全備受關注，提升數據信息安全保護能力，發展相關信息安全保護技術的呼聲越來越高。在這一背景下，除了要加速完善個人隱私信息保護的相關法律法規外，還需要借助信息技術手段為個人隱私信息安全保護提供技術支持。就高校檔案信息管理來看，其中包含實時數據采集系統、無線信息傳輸系統、數據整合系統、信息反饋系統、數據傳輸系統，等等。這些系統包括數據采集、傳輸、存儲、分析、使用等各個環節，任何一個環節的信息保護不到位，都可能導致信息泄漏；一旦發生信息泄露，將造成嚴重的不良影響，給高校、學生、教師帶來很大的不利影響，甚至對學生、教師等造成安全威脅。所以，要強化信息安全技術的研發和應用，使用數字簽名技術、防火墻技術、數據加密技術、漏洞掃描技術等，用可靠的信息安全保護技術為高校檔案信息保護筑牢安全保護墻，對肆意泄漏、盜取、侵犯隱私信息的行為進行及時制止[4]。例如，在數字化的高校檔案管理系統中引入智能入侵檢測系統；在設備設計制造中增加入侵檢測系統裝置。在相關電子信息技術的支持下，網絡入侵檢測系統可以及時識別并制止相關入侵行為，從而最大程度地保證信息安全。除了信息化系統存在的安全問題外，在傳統紙質檔案管理過程中，檔案查詢損害以及丟失的情況比較多見，這導致相應的安全威脅也在增多。綜上，目前檔案信息管理和保存中依然存在很多安全性問題。

技術更新換代問題

在高校檔案數字化管理發展中，一方面，基于安全保護需要加速技術更新，另一方面，在鍵盤錄入、光學字符識別掃描等過程中，也需要技術支持。此外，現階段檔案數據庫還沒有構建標準體系，所以在搜索查閱檔案時依然很難真正實現共享目標，這給在線信息服務帶來的影響比較大。此外，計算機硬軟件配置也需要滿足檔案數字化管理的需要，這都是目前高校檔案管理工作中亟須解決的問題[5]。

管理人員的能力和素質問題

高校檔案數字化管理是基于人工智能背景產生的，在現實操作中，依然需要相關技術人員的支持。對此，檔案管理人員必須提升綜合素質和技能，這是影響檔案管理工作實效性的關鍵�，F階段，一些高校檔案管理人員自身的數字化、信息化觀念落后，只能將數字化技術應用到實體檔案問題的解決中，缺乏數字化管理意識及能力。這必然會導致高校檔案管理工作效率提升緩慢，也會使檔案管理中的安全隱患增大，不利于高校推進數字化背景下的檔案管理工作進程。此外，一些高校雖然看到了數字化的應用價值，并開始嘗試將數字化應用到高校的管理過程中，以期用計算機代替人工，實現教學和管理的自動化。然而，計算機及相關軟件的操作思路相對簡單，此類數字化的應用還遠未達到自動化控制的水平。就現代化高校而言，相關檔案資料具有明顯的定制化特征，相關檔案和資料各不相同，應用價值也各不相同，所以信息系統的通用性難以實現[6]。如在檔案管理領域，各種檔案數字化編碼存檔管理中，信息系統在檔案管理中的應用受到很大限制。檔案信息化管理也需要相應的管理人員，即使將數字化和模型應用到高校的檔案管理中，也需要人工操作。目前我國很多高校成立較早，有很多工作人員在檔案管理技術的學習方面有一定的保守性，對新事物、新技術、新概念的接受度有限。比如對于CNC設備，部分高校老師缺乏主動學習操作和應用的意識，這導致高校檔案信息化管理實踐面臨諸多困難，不利于高校檔案管理工作的信息化、自動化發展[7]。

數字化視域下高校檔案管理改革對策

提升對檔案數字化管理的重視度，加強檔案管理責任意識培養

數字化是目前高校檔案管理工作的重要發展趨勢。相關高校應當提升對檔案管理工作的重視度，從館藏情況、歸檔工作、檔案編研、數字化建設、保管利用等方面把握學校檔案管理工作的基本情況，并對年度檔案歸檔工作進行布置；要善于結合檔案管理工作中利用檔案的實例，強調檔案及檔案工作的重要性。高校要明確檔案工作是學校事業發展過程中的基礎性工作，是學校管理工作的重要組成部分，是體現高校辦學質量和管理水平的重要標志之一。

高校各單位、各部門要做到以下幾點。一是高度重視，切實保證檔案完整齊全。各級領導應重視檔案管理，營造良好的檔案管理氛圍。只有現在的歸檔檔案完整齊全，將來才有高質量的憑證記錄。二是明確職責，有效保證歸檔檔案的質量。各職能部門要將文件材料的形成、收集積累、整理、歸檔工作納入本部門工作計劃。部門領導要組織、督促本部門檔案工作的開展，同時對移交材料進行嚴格把關與審核。部門檔案人員應該全力收集、細致整理、及時移交[8]。三是穩定隊伍，努力保證檔案工作的有效連續。檔案管理隊伍保持相對穩定，有利于開展工作。四是在依法治校的要求下，各單位、各部門要提高檔案意識和責任意識，切實做好檔案的形成、收集、整理工作，保質保量地按時向檔案館移交歸檔，積極提升數字化檔案管理意識，為數字化技術在檔案管理中的應用奠定扎實的基礎。

完善數字化、信息化管理制度，做好檔案管理工作考核

要想推進數字化檔案管理工作，高校就必須加速完善檔案數字化、信息化管理制度，明確檔案工作是學校不可或缺的基礎性工作，做好檔案工作是各部門的重要職責。新形勢下，高校應進一步強化檔案工作意識，認真查找不足，繼續提高學校檔案工作質量。要強化責任意識，堅持檔案“誰形成，誰整理，誰歸檔”，做到抓源頭、抓同步、抓全員，切實做好日常的檔案資料數字化歸檔工作，大力提升學校檔案信息化管理水平[9]。要想實現規范檔案管理，就必須加速建立健全檔案數字化管理機制，切實加強檔案精細化過程管理，做到數字化歸檔工作規范有序、應建盡建、應歸盡歸、保質保量。確保檔案管理隊伍能夠運用現代化管理技術，努力實現學校檔案資源數字化、管理現代化、服務網絡化，不斷提高學校檔案管理的科學化水平。

具體來看，高校要根據學校組織機構、職責分工和人員的調整變化進一步做好檔案工作，必須做到三個落實。一是組織落實。各二級學院、各部門要確定一名領導分管檔案工作，確定兼職檔案員，保證工作有人做。二是工作落實。各二級學院、各部門要將檔案工作納入領導議事日程、工作計劃和考核檢查，每年聽取一次檔案工作匯報，并對檔案工作進行布置、檢查、總結，協調解決檔案工作中的重大問題，層層落實工作責任。三是獎懲落實。要進一步落實《高等學校檔案管理辦法》等有關規定，加強檔案工作考評管理，嚴格執行獎懲規定。對于檔案工作考評不達標的單位，取消當年評優資格。另外，要切實解決檔案數字化發展中的安全問題。在推進檔案數字化管理的進程中，要確保數字技術在檔案管理中發揮積極作用，切實加強對相關技術的安全保護工作。在目前檔案數字化發展中，信息技術安全問題依然突出，只有解決好信息技術安全問題，才能推動檔案管理信息化建設，促進信息技術應用可靠性提升。

加強檔案數字化管理培訓，提升信息化管理效能

要結合實際工作從檔案認知、數字記憶的挑戰、檔案管理和高校檔案等多個方面對檔案管理工作人員進行專題業務培訓。適應新時代高校檔案管理工作要求，進一步推進高校檔案管理工作收集全面化、歸檔標準化、管理現代化、保護安全化、利用信息化，系統提升高校檔案工作人員的業務水平和信息化素養。從檔案信息化的內涵和外延、檔案信息化建設的主要任務、檔案信息化建設的主要抓手、如何開展檔案數字化工作等方面全面系統地闡釋檔案信息化建設的相關知識和工作方法，介紹高校在檔案信息化建設方面所取得的成績和當前及今后一個時期的發展方向。

高校應順應數字化經濟的要求，落實各級黨委、政府的指示精神，進一步加強高校檔案信息化管理建設，盡早完成數字化轉型[10]。針對檔案管理人員，要提升他們的思想認識，從信息化的概念入手，著重講述信息化的理念、高校檔案管理信息化的基本框架、數據決策系統的應用等。要求參培人員結合崗位實際與需要，思考本單位需要開發的系統，將理論知識與實際案例相結合，深化自身的認知與理解。使相關人員能夠通過學習各環節的科學決策方式以及數據分析的基本方法，結合實際工作，共同研討信息化驅動高校檔案管理發展的措施，進一步培養全員使用大數據的習慣，增強對大數據的運用。

綜上所述，高校檔案數字化管理已是必然趨勢。目前高校檔案管理數字化發展中還存在高校檔案管理標準化建設水平不高，信息安全技術亟須完善，技術更新與換代能力待增強，檔案各級管理人員信息化素養不高等問題。對此，需要進一步研究高校檔案管理的信息化改革和創新發展路徑，不僅要高度重視高校檔案管理制度的標準化、優化和完善，各項信息安全技術的升級，更要提升檔案管理工作人員的信息化水平和素養，為檔案信息化建設創造有利條件，促進我國高校檔案管理信息化水平不斷提升。這對指導未來高校的檔案管理工作更好地適應數字化發展態勢有一定參考價值。

參考文獻

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